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本教材是依据教育部《中等职业学校文秘专业课程设置》而编写的教材。本教材共分7章，系统讲述了秘书工作概述、接待工作、事务管理、办公环境、上司的日程安排与管理、信息管理、文书管理。每节有明确的“知识目标”和“技能目标”，每个项目有精彩的“情境创设”精炼的“知识点精讲”“训练用的”项目模拟“配合情景的”任务与要求“指导训练开展的”训练说明“强化该项技能的”补充训练，并设有“温馨提示”“知识链接”及“小知识”等内容，将知识性，技能性，趣味性融为一体，力求达到实践和理论的结合

本教材既可作为中等职业学校文秘专业教材，也可供机关、企事业单位的文秘、办公人员作为培训、自学的辅助读物，还可供现有文秘人员阅读参考。

第一章 秘书工作概述 1

第一节 秘书的职业定位 1

一、秘书的职责 1

二、秘书的职业角色 6

三、秘书怎样和上司相处 9

第二节 文秘人员的素质 13

一、文秘人员的思想素质 13

二、文秘人员的知识和能力结构 17

第二章 接待工作 22

第一节 日常接待 22

一、接待前的准备工作 22

二、接待计划的制订 25

三、接待来访 29

第二节 接待礼仪 31

一、着装礼仪 32

二、姿态礼仪 34

三、迎送客礼仪 40

四、中餐礼仪 46

五、团体接待礼仪 51

第三章 事务管理 55

第一节 接打电话 55

一、接打电话的基本要求 55

二、接打电话的注意事项 58

第二节 邮件处理 61

一、签收邮件 62

二、分发传阅邮件 65

三、寄发邮件 67

第三节 印信管理 69

一、印章的管理和使用 69

二、介绍信的管理和使用 72

第四节 值班工作 75

一、值班任务 75

二、值班安排 78

第五节 办公用品管理 83

一、采购办公用品 84

二、发放办公用品 87

三、库存控制 89

第四章 办公环境 93

第一节 办公环境的维护 93

一、办公环境的构成 93

二、整理办公环境 98

第二节 办公环境的管理 103

一、合理布置办公室 103

二、合理放置办公物品 107

三、办公场所的安全管理 109

四、保密工作 113

第五章 上司的日程安排与管理 119

第一节 商务旅行安排与管理 119

一、制订商务旅行计划 119

二、制作旅程表 121

三、办理出国手续 124

四、旅行前的准备 130

第二节 时间管理 134

一、编制工作时间表 134

二、编制和管理工作日志 139

第六章 信息管理 144

第一节 信息收集 144

一、信息来源 144

二、信息收集方法 147

第二节 信息整理 149

一、信息分类 149

二、信息筛选 153

三、信息校核 154

第三节 信息传递 156

一、信息传递的形式 157

二、信息传递的方法 160

第四节 信息存储 161

一、信息存储的方式 162

二、信息存储的步骤 164

第七章 文书处理 168

第一节 文件处理 168

一、收文处理 168

二、发文处理 172

第二节 文档管理 174

一、归档范围 175

二、归档文件整理 177

三、档案的保管 181

四、电子档案管理 184

附录一 秘书国家职业标准（摘要）（2006年版） 187

附录二 国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知 197

附录三 国家行政机关公文格式 203

附录四 归档文件整理规则 208

参考文献 211

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